Trendstudie Digitalisierung der betrieblichen Altersversorgung - Gegenwart und Zukunft

Antworten auf diese und noch mehr Fragen haben wir in unserer in Auftrag gegebenen Trendstudie "Digitalisierung der bAV-Verwaltung" versucht zu finden.

Eine Zusammenfassung der Studie finden Sie hier.
Den zugehörigen Artikel der Haufe Online Redaktion finden Sie hier.

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Interview zu den Ergebnissen der Trendstudie „Digitalisierung der Verwaltung der betrieb­lichen Alters­versorgung (bAV) – Gegenwart und Zukunft“
Im nachfolgenden Interview nimmt p.c.a.k.-CEO Peter Kolm zu den Ergebnissen der Trendstudie „Digitali­sierung der Verwaltung der betrieb­lichen Alters­versorgung (bAV) – Gegen­wart und Zukunft“ Stellung. Das Interview wurde im April 2022 geführt von Herrn Werner Grohmann, Grohmann Business Consulting. An Akutalität hat es nicht verloren.

Grohmann: Sie haben erstmals eine Umfrage zum Thema „Digitali­sierung der bAV-Verwal­tung“ durchgeführt. Können Sie etwas zu den Beweg­gründen und Zielen für die Umfrage sagen?

Kolm: Einer der zentralen Beweg­gründe für die Durch­führung einer Studie war es, auf breiterer Basis herauszufinden, was Unternehmen sich unter dem Begriff „Digitalisierung der bAV-Verwaltung“ eigentlich vorstellen. Unsere tägliche Erfahrung zeigt nämlich, dass sich die meisten z.B. unter einer bAV-Verwaltung in der Cloud sehr wenig vorstellen können.

Grohmann: Der Digitalisierungs­grad der bAV-Verwaltung ist bei den befragten Unter­nehmen noch relativ gering. Gerade einmal ein Viertel der Unter­nehmen gab an, die bAV-Verwaltung bereits voll­ständig digitalisiert zu haben. Wie bewerten Sie dieses Ergebnis?

Kolm: Das Ergebnis hat mich nicht über­rascht. Wobei anzumerken ist, dass bei kleineren Unter­nehmen, die an unserer Studie auch nur in geringer Anzahl teil­genommen haben, der bAV Digitalisierungs­grad gering und oft eine Digitalisierung – also ein echtes digitales Abbild aller bAV-Komponenten wie z.B. digitalisierten Versorgungs­regelungen – auch gar nicht erforderlich ist. Hier werden in der Regel die bAV-Versicherungs­verträge vom Unter­nehmen selbst, Digitalisierung der Verwaltung der betrieb­lichen Alters­versorgung (bAV) – Gegenwart und Zukunft ggf. unter Zuhilfe­nahme eines bAV-Dienst­leisters wie z.B. eines Versicherungs­maklers bzw. -vertreters, mit einem Versicherungs­verwaltungs­tool verwaltet. Die Verwaltung ist meist völlig unproble­matisch. Bei diesen Unter­nehmen bestehen eher Probleme bei der Einrichtung einer vernünftigen Versorgungs­ordnung. Das ist hier jedoch nicht das Thema.

Bei größeren Unternehmen, die ihre betriebliche Alters­versorgung schwerpunkt­mäßig über Direkt­versicherung und Co. abwickeln, sieht das schon anders aus. Hier herrscht in der Regel viel Bewegung im Personal­bestand und somit auch in der bAV. Zudem trifft man hier häufig auf eine völlig ungeordnete und unüber­sichtliche bAV. Der Digitalisierungs­grad bei diesen Unter­nehmen ist bis heute nicht hoch und in vielen Fällen ist die grund­sätzliche Notwendig­keit einer professio­nellen bAV-Verwaltung – konven­tionell oder digital – diesen Unter­nehmen gar nicht bewusst. Diese Unter­nehmen haben zumeist nur eine rudimen­täre bAV-Verwaltung, von einer digitalen bAV ganz zu schweigen.

Sobald diese Unternehmen allerdings die grund­sätzliche Notwendig­keit einer bAV-Verwaltung erkannt haben, kommt meist sofort die Frage nach digitalen Verwaltungs­systemen. Wir erhalten nicht selten Anfragen von solchen Unternehmen. Diese kommen heute auf uns mit der Frage zu, ob wir über unsere Cloud z.B. 1.000 Direkt­versicherungen bei 50 verschiedenen Gesellschaften verwalten können. In der letzten Gruppe sind meist große Unternehmen, die die betrieb­liche Alters­versorgung als wichtiges Instrument ihrer Personal­politik betrachten. Diese Unter­nehmen haben in der Regel eine viel­schichtige bAV, die meist alle Durch­führungs­wege umfasst. Der Schwer­punkt liegt hier dann auch bei Direkt­zusagen, die sich ideal z.B. über Cloud­systeme verwalten lassen.

Für uns nicht überraschend ist, dass der Digitali­sierungs­grad bei diesen Unter­nehmen am größten ist. Allerdings zeigt unsere Erfahrung, dass hier oft nur „alte“ Prozesse digitalisiert wurden. Wirklich neue Wege hinsichtlich des Einsatzes von z.B. Cloud­systemen mit allen deren Vorteilen wie z.B. der versicherungs­mathe­matischen Berechnung direkt in der Cloud oder der Möglichkeit der Einbindung aller Dienstleister auf der Arbeits­plattform Cloud wurden so gut wie nie beschritten. Deshalb bezeichne ich den Digitalisierungs­druck auch bei diesen Unternehmen in den nächsten Jahren als sehr hoch.

Grohmann: Auf der anderen Seite können nur 20 Prozent keine Nachteile/Defizite beim derzeit im Unter­nehmen etablierten Prozess der bAV-Verwaltung erkennen. Es scheint also Optimierungs­bedarf zu bestehen. Deckt sich dieses Ergebnis mit Ihrer Praxis­erfahrung?

Kolm: Dieses Ergebnis hat mich überrascht. Ich befürchte nur und das bestätigt unsere Praxis, dass hier viele Unternehmen dabei sind, für die die bAV mehr ein notwendiges Übel als zielgerichtetes personalpolitisches Instrument darstellt. Hier fehlt leider oft das notwendige bAVWissen mit dem Ergebnis, dass sich diese Unternehmen gar nicht bewusst sind, dass eine professionelle bAV-Verwaltung unabdingbar ist – zunächst einmal völlig gleichgültig ob konventionell oder digital. Ich erinnere hier an mein eben angeführtes Beispiel eines Unternehmens mit 1.000 Direkt­versicherungs­zusagen bei 50 Gesellschaften. Hier hat man die Notwendigkeit einer professionellen Verwaltung und die dann damit verbundene Notwendigkeit der Digitalisierung der bAV erst erkannt, als ernstliche haftungs­relevante Probleme auftraten.

Aber natürlich gibt es auch Unternehmen, die ihre Prozesse heute schon so optimiert haben, dass sie keine Defizite haben. Ich schätze, dass maximal die Hälfte der in der Frage genannten 20 Prozent zu dieser Gruppe gezählt werden können. Wie schon erwähnt, hängt dies auch grund­sätzlich von der Form der betrieblichen Alters­versorgung in den Unternehmen ab.

Grohmann: Die meisten Befragten (92 %) erwarten sich von einer (weiteren) Digitalisierung eine einfachere Kommunikation und schlankere Prozesse. Eine Senkung des Verwaltungs­aufwands erwarten sich 87 Prozent. Sind diese Erwartungen berechtigt?

Kolm: Natürlich sind diese Erwartungen berechtigt – ob sie tatsächlich umsetzbar sind, hängt aber nicht nur sehr stark von den Durchführungswegen der bAV in den Unternehmen ab, sondern auch davon, was man sich unter einer bAV-Digitalisierung eigentlich vorstellt. Erfahrungsgemäß gehen die Vorstellungen hier sehr weit auseinander. Keinesfalls ist unter einer bAV-Digitalisierung nur eine digitale bAV-Versicherungsvertragsverwaltung zu verstehen, wie sie heute von verschiedenen Versicherungsgesellschaften und bAV-Dienstleistern angeboten wird. Vielmehr ist eine präzise arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Modellierung/digitale Abbildung aller Versorgungsordnungen und Zusagetypen erforderlich, ohne die beispielsweise die Berechnung von Leistungen oder die versicherungsmathematischen Bewertungen für den Bilanzausweis von Direkt- oder Unterstützungskassenzusagen in der Cloud nicht möglich wäre.

Digitale bAV-Portale müssen darüber hinaus die Einbindung von Dienstleistern und somit die Einbindung externen Knowhows in die Verwaltungsprozesse erlauben. Auch wollen Mitarbeiter sich über die Leistungen ihrer bAV informieren und alle Dokumente jederzeit einsehen können.

Problematisch ist die Verwaltung aller versicherungsförmiger Durchführungswege. Denn diese sind zu einem erheblichen Anteil auf die Schnittstellen, die die Versicherer anbieten angewiesen. Die deutschen Versicherer sind aber digital leider alles andere als gut aufgestellt. Zwar bieten die meisten GDV-Schnittstellen und/oder BIPRO, haben eigene Onlineplattformen oder arbeiten „Whitelabel“ mit verschiedenen IT-Dienstleistern zusammen. Von modernen Datenschnittstellen wie z.B. einer API, wie man sie von jeder Fondsgesellschaft her kennt, sind sie aber Lichtjahre entfernt. Und gerade in Zeiten, in denen Versicherer die Garantien drosseln müssen, um dann über komplexe Hybridmodelle noch interessante Renditen für ihre Kunden erwirtschaften zu können, tut Transparenz z.B. bei der Zusammensetzung eines Portfolios in einem modernen Hybridprodukt nicht nur Not, sondern ist ein immer wichtiger werdender Bestandteil für die Vorsorgeplanung des Einzelnen. Bei privaten Kapitalanlagen, z.B. im Aktien- oder Fondsbereich, ist es der Anleger gewohnt, alle relevanten Daten kontinuierlich zuhause vom Sofa aus abzufragen. Hier besteht im Lebensversicherungsbereich hoher Nachholbedarf.

Zusammenfassend darf ich also sagen, dass die Erwartungen an die Digitalisierung der bAV berechtigt sind – dass es aber erheblich von der Art der jeweiligen bAV in den Unternehmen abhängt, ob sich diese Erwartungen erfüllen lassen.

Grohmann: Erst elf Prozent der befragten Unternehmen nutzen zur bAV-Verwaltung eine Softwarelösung aus der Cloud. Datenschutz und Datensicherheit sind mit jeweils 54 Prozent die am häufigsten genannten Argumente, die nach Ansicht der Umfrageteilnehmenden gegen den Einsatz einer cloudbasierten Lösung zur bAV-Verwaltung sprechen. Wie reagieren Sie als Anbieter einer cloudbasierten Lösung zur bAV-Verwaltung auf diese Vorbehalte?

Kolm: Ich verstehe nach wie vor nicht die Ängste vieler Unternehmen vor Cloudlösungen. Die Vorteile liegen einfach auf der Hand. Natürlich muss darauf geachtet werden, dass die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Wir haben unsere bAV-Cloud bixie bei der Open Telekom Cloud gehostet. Mehr als 50 renommierte Hard- und Softwareanbieter, wie SAP oder Cisco, haben bereits Quartier im „House of Clouds“ von T-Systems bezogen.

Grohmann: Und zum Abschluss noch ein persönliches Fazit zu den Ergebnissen der Trendstudie “Digitalisierung der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) – Gegenwart und Zukunft“. Gibt es ein Ergebnis, das Sie besonders überrascht hat?

Kolm: Nein, die Ergebnisse haben mich nicht überrascht. Die Studie hat nur bestätigt, dass bei der Digitalisierung der bAV noch sehr viel Luft nach oben ist und die bAV in den nächsten Jahren zwangsläufig sehr viel digitaler sein wird. Wir als bAV-Cloudanbieter sind für diese Zukunft schon heute gut aufgestellt und wir freuen uns über zunehmende Anfragen von Unternehmen, die die Vorteile einer digitalen bAV in unserer bAV-Cloud erkannt haben und sogar bereit sind, ihre traditionelle bAV-Prozesswelt zu verlassen und die bAV-Verwaltung neu zudenken.

Vielen Dank für das Gespräch!